Valmentautujatietorekisteri

Rekisterinpitäjä
Uutta elämää Group/Mikkelin Toimintakeskus ry 0944845-0

Osoite
Raviradantie 8-10, 50100 MIKKELI

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
010 327 2940

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Minna Lunkka

Osoite
Raviradantie 8-10, 50100 MIKKELI

Muut yhteystiedot (esim. puhelin virka-aikana, sähköpostiosoite)
045 127 6078, minna.lunkka@toimintakeskus.fi

Rekisterin nimi
Uutta elämää Groupin valmentautujatietorekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja perusteet
Valmentautuja-asiakkaiden tietoja tallennetaan ja käsitellään, jotta Uutta elämää Group pystyy hallitsemaan asiakastietoja ja valmennussuhteita sekä dokumentoimaan valmennus- ja ohjaustyötä.

Henkilötietoja käsitellään asiakastietojärjestelmässä Walmussa.

Asiakastietojärjestelmä on tarkoitettu asiakkuuksien hallintaan ja valmennustyön dokumentointiin, jotta pystymme toteuttamaan valmennuspalvelua.

Rekisterin tietosisältö

Henkilötiedot
- Etu- ja sukunimi, henkilötunnus, sukupuoli, osoite, kotikunta, puhelinnumero, spostiosoite
Lähettävän tahon yhteyshenkilö ja häneltä saadut lähetetiedot
Valmennusohjelma ja muu valmennustyön dokumentointi
Tehdyt sopimukset, työpäivät ja läsnäoloseuranta
Palveluiden käytöstä kertyvät tekniset tiedot, kuten kirjautumistiedot ja lokitiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Lähettäviltä viranomaistahoilta asiakkaan suostumuksella saatu tieto
Asiakas itse
Omasta toiminnasta kertyvä tieto

Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Rekisterin tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille ilman rekisteröidyn ennalta antamaa suostumusta.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakasrekisterin tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalista aineistoa ei ole.
Sähköisesti tallennetut tiedot/asiakastietojärjestelmä
- Asiakastietoja sisältävän järjestelmän Walmun (palveluntoimittaja Walmu Solutions Oy) käyttöön ovat oikeutettuja vain ne Uutta elämää Groupin työntekijät, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Jokaisella on oma henkilökohtainen käyttäjätunnus ja järjestelmään kirjaudutaan käyttäjäkohtaisella vahvalla salasanalla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
- Walmu järjestää palvelunsa tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla ja tehokkaasti ja pyrkii asianmukaisin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä. Järjestelmä on suojattu usein erilaisin suojausmenetelmin. Tietoja pääsevät käyttämään vain Walmun työntekijät henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan ja vain siltä osin kuin heillä on tarve saada työtehtäviänsä varten tietoja rekisteristä. Toimitilat on myös turvalliset ja lukitut.

Tietojen säilytys

Asiakastietojärjestelmä
- Päättyneiden asiakkuuksien tiedot poistetaan järjestelmästä neljän (4) vuoden välein.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Pidätämme oikeuden muuttaa ja päivittää tätä tietosuojaselostetta. Jos teemme tähän tietosuojaselosteeseen olennaisia muutoksia, ilmoitamme niistä käytössä olevien palvelun kautta tai muulla kohtuullisella tavalla, kuten sähköpostilla.